Le Bureau s’est réuni ce jeudi 8 juillet 2021 à 18h30. L’équipe s’étoffe au fil des réunions préparatoires. A l’ordre du jour : les sponsors bien sûr, nerf de la guerre sur le plan financier, le point des commissaires de course et point des postes, le montage du livret pour l’impression, les trophées et tee-shirts, la prochaine sortie moto et les besoins en bénévoles.
Point des sponsors
Eloïse Cheval orchestre, de main de maître, cette partie ingrate qui consiste à relancer chacun des membres de l’équipe du bureau pour ramener les infos et idéalement les dons avec les fiches remplies. Une fois cette quête réalisée, elle a aussi pour mission de concevoir le montage de la plaquette du prochain guide “Livret” tiré jusqu’ici en 1.500 exemplaires pour être largement distribué. Vu la restriction budgétaire d’une part, un manque de pilotes pour le moment 80 inscrits contre 160 habituellement, les sponsors ne rapportent pas les 8.000 euros attendus. A peine la moitié a été récoltée pour le moment.
La page “sponsors” du site du RAMP mise à l’honneur
Alors l’idée est lancée, avant la fin des préparatifs du Rallye : à défaut de figurer sur le livret, pour la première fois cette année, le Ramp remplit sa page “sponsors” : https://www.ramp-mauves.com/nos-sponsors/ de communications publicitaires complètes sur chacun des sponsors qui a bien voulu “jouer le jeu”. La particularité de cette démarche est que ces encarts RESTENT UNE ANNÉE ENTIÈRE, jusqu’à la prochaine saison du Rallye 2022, jusqu’au prochain renouvellement des dons. Quand on connaît le prix d’une telle communication via une agence de publicité, l’économie d’échelle représente une somme qui avoisine les 3 à 4.000 euros (montant des dons recherchés : 50, 100, 250 et 500 euros). Les liens actifs sont réalisés à partir des réseaux sociaux, sites, etc. autres liens actifs de fédérations et autres. Cette offre n’est donc pas sans intérêt pour le “référencement naturel” des sponsors.
Sortie en “binômes” pour les sponsors possibles sur Tournon et Tain
Deuxième idée lancée : en binômes, Eloïse va préparer une “virée” de l’équipe afin de visiter les axes principaux les plus commerçants qui traversent les communes de Tournon et de Tain l’Hermitage, dont la proximité touristique n’est pas inintéressante, en particulier vu la forte fréquentation des motards connaisseurs du secteur. A l’issue de cette sortie “sponsor”, une bonne bouffe sera organisée entre tous les participants ; plutôt sympa comme perspective!
Il faudra prévoir la distribution très large des affichettes, flyers et livrets auprès de tous les sponsors le moment venu.
Eloïse travaille au montage du livret et pour ce faire, attend de nouvelles inscriptions de pilotes et les derniers sponsors retardataires pour le finaliser pour expédition à l’imprimeur partenaire : https://www.ramp-mauves.com/sponsors/print-07-bureautique-information-et-solutions-impression/
Trophées et tee-shirts
Le Président, Julien Costerousse, a fait valider le choix de deux ou trois modèles de trophées à envisager à l’issue des épreuves du Rallye. Il en va de même pour les tee-shirts à commander pour cette année avec un budget très serré.
Les spéciales : points des postes de commissaires de courses et adjoints
Avec une certaine satisfaction, les référents des spéciales ont confirmé que tous les postes sont couverts. Il faudra malgré tout revalider tout cela au moins trois semaines avant puis quelques jours avant.
En revanche, un point précis doit être fait concernant le matériel : frontales, gants, etc. En ce qui concerne le protocole sanitaire, ce point sera évidemment appréhendé au dernier point en fonction des informations préfectorales.
Sortie moto
La première sortie moto estivale, sous l’impulsion d’Olivier, est prévue pour le samedi 31 juillet 2021… le suspense reste entier : mais diable, quel circuit va-t-il nous préparer ?
Bénévoles : appel aux bonnes volontés
Philippe Berruyer s’est proposé pour concentrer vers lui les propositions de bénévoles désireux de rejoindre l’organisation. Il va s’agir en effet de réunir les bonnes volontés pour aider à la partie logistique des repas, à la buvette. Espérons que notre appel sur les réseaux et notre site sera entendu.
La prochaine réunion “finalisation des sponsors et du livret” est prévue le jeudi 22 juillet 2021 au local à 18h30.
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