Quasi au complet, l’équipe des membres du bureau s’est réunie le 10 novembre autour de sa Présidente Sylvie Sérusclat. Deux points du jour : la réunion en visioconférence avec la FFM et les responsables des Rallyes routiers et la préparation de l’AGOA de décembre pour clôturer la saison.
La visioconférence avec les responsables des Rallyes Routiers
Au final, 5 rallyes sur 7 ont tenu sur la saison 2022. Certains pilotes se sont démarqués aussi par leurs positions face à ces défections. N’oublions pas que l’organisation des épreuves incombe à des clubs, donc des associations, donc des bénévoles.
Il est surprenant de remarquer que peu de pilotes se sentent concernés précisément à ce qu’il convient d’appeler la préparation de leur confort et de leur sécurité et ce que cela implique pour eux comme pour les organisateurs bénévoles.
Il convient quand même de noter que certains problèmes sont récurrents d’une association, d’un club à l’autre parmi les épreuves enrôlées sur la saison. A savoir en particulier le cruel manque de sécurité civile qui oblige à faire appel, avec un surcoût considérable, à des ambulances privées qui assaisonnent bien leurs devis. Entre 5.000 et 6.000 euros : cette somme à elle seule ne justifie pas en ce cas la petite somme exigée auprès des pilotes, au vu de tout le reste (), pour couvrir ces frais indispensables pour la réalisation d’un rallye. Il serait bon que les pilotes soient plus enclins à penser à ce qui se trame derrière, en amont, des mois avant les épreuves, pour ces associations asservies à leurs engagements de plus en plus coûteux.
Et puis, commencent à sortir d’autres soucis comme les exigences de certains commissaires de piste qui, en plus de la prise en charge de leurs logements, nourritures sur place lors des rallyes, demandent d’être payés. Non contents d’être formés gratuitement, d’avoir leurs frais pris en charge une fois sur place, il faudrait en plus des émoluments. Mais qui paye ? les associations à fond perdu ou les pilotes qui devront mettre la main à la poche ?
Ces sujets n’ont pas intéressé plus que nécessaire les responsables des Rallyes routiers de la FFM, ce sport étant marginal sur la comète des sports moto. Ces rallyes n’intéressent que 800 licenciés nationaux, autant dire une goutte d’eau.
Parmi les décisions évoqués par ces responsables, le parcours total d’un rallye ne doit pas excéder 450 kilomètres. Il s’agit d’une préconisation forte qu’il est préférable de suivre.
Que sera le bureau du RAMP pour la saison 2023
Sylvie Sérusclat avait annoncé la couleur fin 2021. Elle ne se représente pas pour 2023. Sylvie demeure trop loin de Mauves d’une part, et ses activités professionnelles sont très prenantes. Elle souhaite passer le bâton de relais à une autre bonne volonté. L’année 2023 sera une année sans rallye routier des Coteaux. Le ou la nouveau présidente pourra donc tout à loisir prendre ses fonctions en main douze mois durant sans trop de pression. Il en va de même pour la trésorière. Josiane Thomas tient ce poste très exigeant depuis près de 7 années. Au fil du temps, ses prérogatives se sont développées. Voici le détail de ses missions qui se sont amplifiées au fil du temps :
| ENGAGES |
| – Réception courrier Engagés |
| – Remplir Tableau Engagés (cf trame) |
| – Envoyer un mail à chaque engagé : Nous avons bien reçu votre engagement et nous vous remercions ….. |
| Si LJA1 Licence à la journée : préciser la procédure de la prise de licence sur le site FFM. |
| – Derrière le bulletin d’engagement : noter CHQ N° …Le….. + N° de REM CHQ + date du mail de réponse |
| – Saisir le chèque dans REM CHQ pour préparer la Remise de chèques (cf trame) |
| – Si le pilote veut une facture : Préparer la facture N°…. (cf trame) |
| – En juillet/Aout : envoyer la liste à Jacky pour qu’il valide les N° de course pour les NCO |
| Pour info : les engagés en LJA c’est le RAMP qui donne le N° de course suivant un ordre |
| Dès que nouveaux engagés en NCO bien les envoyer à Jacky jusqu’au Rallye, Inutile d’envoyer le tableau trop en avance.
Pointer en allant voir sur le site FFM si les LJA1 sont prises ou relancer les engagés. |
| – Un mois avant on peut mettre les chèques à la banque : Rem Chq |
| – Envoi à chaque engagé la confirmation d’engagement (cf trame + publipostage) : Attention, uniquement à ceux qui ont envoyé leur chèque ou fait un virement. |
| – Une semaine avant (à voir avec la FFM) il faut envoyer le Road-Book par mail à chaque engagé ou sur le site. |
| RESERVATION ET ORGANISATION DES REPAS OFFICIEL FFM + REPAS COMMISSAIRES ET BENEVOLES (avec Betty pour les qtés) |
| – Réservation resto du jeudi soir : commissaires FFM + RAMP |
| – Réservation resto du vendredi midi : commissaires FFM+Techniques+Air Proteck+Divers |
| – Organisation et/ou préparation des repas du vendredi soir à la salle, déjeuner samedi matin à la salle, repas samedi midi à la salle et pique-nique commissaires et samedi soir à la salle et barbecue commissaires, soupe à l’oignon à la salle, déjeuner dimanche matin pris au camping et à l’hôtel, apéro remise de prix. |
| RESERVATION HOTEL CHAMBRE FFM |
| – Envoyer un mail avec l’adresse de l’Hôtel aux commissaires FFM, Techniques, Chrono… |
| – Faire un tableau pour l’Hôtel : qui paye sa chambre, voir avec Gille PLANCHON et pour les autres faire faire une Facture au RAMP : les Chronos + Air Proteck + Directeur de ES (cf trame) |
| PREPARATION DES CHEMISES ENGAGES |
| – confirmation d’Engagement (trame + publipostage) |
| – Fiche Speaker (cf trame + publipostage) |
| – Fiche administrative (cf trame + publipostage) |
| – Fiche contrôle technique (cf trame + publipostage) |
| – Plan du Padock/PC/Douche-Sanitaire/dépôts Huile… |
| – Livre/Guide |
| PREPARATION DES CHEMISES FFM Administratif |
| – Voir liste Contenu du Dossier officiel (cf Archives) |
| PREPARATION CONTRÔLE ADMINISTRATIF |
| – Imprimer Feuille OBS administratif : 1 par poste/catégorie (cf trame). |
| – Par poste/catégorie faire une boite avec tous les dossiers engages NCO qui ont payé leur engagement |
| – Faire un poste LJA + NCO qui doivent payer leur licence ou engagement avec une caisse + fonds de caisse |
| – Par poste/catégorie imprimer la liste du fichier Engagés |
| PREPARATION PC COURSE, voir avec Jocelyne |
| – Voir liste FOURNITURES DE BUREAU A EMPORTER AU PC (cf Archives) |
| – Feuille de 100 Contrôle de Passage +Feuille de 100 Départ ES + Cartons de pointage (cf trame avec Jacky) |
| COMMANDE BOISSONS BUVETTE
POSTE TRESORIER – Saisie des factures ACH en compta d’après le relevé bancaire. – Suivi de la Banque cpte courant et Livret Bleu et impression du relevé bancaire mensuel. – Remise de chèques et espèces en Banque (cf trame) – Commande de monnaie pour les caisses des buvettes (cf trame) – Régler les fournisseurs, la FFM… – Faire le budget en vue des demandes de subvention – Demande de subvention au Département et Région – Faire le Bilan pour l’AG et transmettre à la Mairie |
Il convient de créer deux postes distincts : une mission propre au rallye par lui-même, et une autre liée à la comptabilité et aux finances de manière plus spécifique, d’autant que le trésorier adjoint ne se représente pas non plus.
Autant dire que la discussion a été animée durant cette réunion du 10 novembre. Il convient en effet de mettre des noms face aux postes à pourvoir pour la prochaine AGOA. Les votes auront lieu peu après cette réunion annuelle de fin d’année.
La date de l’AGOA a été modifiée. Cette réunion aura lieu le vendredi 16 décembre 2022 à 19 heures dans les locaux du RAMP. Les membres de l’association sont invités à s’y retrouver pour évoquer la saison 2023 et voter sur les bilans financiers et moraux de la saison écoulée.
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